הרחבת תיאור המוצר ופירוט המודולים המרכזיים
מטרות ניהול איכות היא מערכת מידע למנהל האיכות. המערכת מקיפה נושאים רבים ומפקחת על התהליכים הנדרשים. מטרות משרתת ארגונים רבים בענפים שונים. מטרות היא כלי מקצועי למנהל האיכות בישראל.
למטרות 12 מודולים המשרתים את הנושאים העיקריים של עולם האיכות. תיאור מקוצר של כל המודולים מפורט בהמשך דף זה. המערכת מקיפה ועמוקה מכדי להציגה במסגרת אתר באינטרנט. לכן אנחנו מצרפים מסמכים ובהם ספר המערכת הכולל 80 עמודים ומאפשר להתעמק בפונקציונליות שלה. בנוסף, אנחנו לשרותך, נענה על כל שאלה, ברצון וללא כל התחייבות.
ניהול לפי משימות
-
משימות הנפתחות אוטומטית מתוך תהליכים.
-
מנהל האיכות מפקח בקלות על ביצוע המשימות השונות בכל האירגון.
-
אפשרות לקבלת התראות על משימות חדשות - גם ללא פתיחת התוכנה.
מנוע ניהול המשימות הוא הליבה של התוכנה ובנוי כך שכל פתיחה של רשומת איכות (תלונה, מבדק, חריגה וכו') תייצר אוטומטית משימה לטיפול הגורם שהוגדר כאחראי. המערכת מאפשרת למנהל לעקוב אחר ביצוע משימות ואף לדעת האם האחראי לביצוע המשימה פתח את המשימה לצפייה.
תלונות לקוח
-
ריכוז כל שלבי הטיפול בתלונה במקום אחד.
-
שיתוף פעולה קל בין מחלקות שונות המעורבות בטיפול התלונה.
-
כל עובד יכול לתעד תלונת לקוח והמידע מועבר אוטומטית לגורמים הרלוונטיים.
-
הפקת דו"ח סיכום תלונה מותאם לארגון ושליחתו ללקוח ישירות מהתוכנה.
טיפול בתלונות הוא חלק נכבד מפעילות הארגון. טיפול נכון בתלונה מצריך שיתוף פעולה מכמה גורמים בארגון המסייעים בחקר התלונה וביישום פעולה מתקנת בעניינה. התוכנה יוצרת ניתוב אחריות וטיפול החל מהתשובה הראשונית ללקוח דרך פתיחת משימות וחריגות ועד קבלת דו"ח סיכום, כולל אפשרות שליחתו ללקוח ישירות מהתוכנה.
-
ניהול הדרכה והסמכת עובדים בממשק ידידותי
-
יצירת הגדרות תפקיד כולל דרישות סף והדרכות נדרשות להסמכה.
-
הפקת דוחות מצב לפי חתכים שונים והתרעות על חוסרים.
-
מעקב נוח על הכשרות והסמכות הדורשות חידוש תקופתי.
עובדים הינם נכס חשוב ביותר בייחוד עבור ארגונים יצרניים. בתעשייה העובדים עוברים קורסים והסמכות רבות, ועל כן נדרשים המנהלים לרכז ולנהל את הנתונים של הסמכות עובדים כחלק בלתי נפרד מתפעול התהליך העסקי. מערכת סדורה וידידותית מאפשרת למנהלים לקבל ממשקי הזנה ואחזור לדוחות לפי חתכים שונים ועד רמת העובד.
הדרכה והסמכה
מבדקים פנימיים
-
בניית רשימת תיוג למבדק הניתנת לשכפול בלחיצת כפתור.
-
יכולת ניהול תהליכי תיקון, שיפור ומניעה מתוך תהליך המבדק.
-
אפשרות לבחינת כיסוי כל נהלי הארגון במבדקים.
ניהול וביצוע מבדק פנימי הוא חלק חשוב ממערכת האיכות בארגון. התוכנה מאפשרת תשתית להקמת רשימת תיוג קבועה למבדקים פנימיים. בנוסף הממצאים מהמבדק המחייבים טיפול הופכים בקלות למשימות או לבקשה לפעולה מתקנת.
-
ביצוע עידכון בנוהל מעלה אוטומטית את המהדורה.
-
יצירה אוטומטית של תוכן עניינים אשר נשמר תמיד מעודכן.
-
תזכורת אוטומטית כמשימה, כאשר מגיע המועד לעבור על הנוהל.
-
שמירה על גירסאות ישנות כולל סיבות השינוי.
מערכת הנהלים (מבוססת MS Word) מאפשרת לנהל תהליך בו כל מסמך מבוקר מיוצר, משתנה ומאושר דרך מנוע המשימות של התוכנה ובאופן בו כל התהליכים מתועדים ונשלטים עד להשלמת התהליך ותיעודו המלא. הנהלים הזמינים למשתמשים הם תמיד הנהלים המעודכנים ביותר, ותוכן העניינים מתעדכן באופן אוטומטי.
נהלים והוראות
-
כל עובד יכול לתעד אי התאמה והמידע מועבר אוטומטית לגורמים הרלוונטיים.
-
אי התאמה לספק מקושרת אוטומטית לתיק הספק.
-
אפשרות לפתיחת חריגות בתחומי איכות הסביבה ובטיחות.
מודול "אי התאמות" מאפשר לתעד אירועי "אי התאמה" פנים מפעליים או של ספקים. המודול כולל מנגנון לניהול החלטות ועדת סקר חומרים (MRB) וכן אפשרות למשלוח דרישה לפעולה מתקנת לספק ישירות מהתוכנה ומעקב אחר החזרות לספק. הפעולות ניתנות לפילוח וסקירה לפי פרמטרים שונים ולהצגה גרפית ישירות בתוך התוכנה - לפי תקופה או לפי כמות.
אי התאמות
פעולה מתקנת/ מונעת
-
פתיחת פעולה מתקנת/ מונעת בעקבות תהליכי איכות שונים או כיוזמת עובד לשיפור.
-
תיעוד מלא של כל תהליך הטיפול כולל משימות, דיונים ועלויות איכות הנובעות ממנו.
-
פתיחת תהליך בקרת אפקטיביות אוטומטי לכל פעולה.
פעולות שיפור תיקון ומניעה מהוות את ה"מנוע" העיקרי בניהול האיכות לשיפור וקידום הארגון בכל הרמות. מודול "פעולה מתקנת/ מונעת" מאפשר לפתוח פעילות מתקנת או ליזום פעילות מונעת בעקבות תלונת לקוח, אי התאמה, מבדק, סקר הנהלה, ואף גם מיוזמת עובד ללא קשר לתהליך אחר.
-
מנגנון מתוחכם להגדרה, מעקב וביצוע של כיול פנימי או חיצוני.
-
אפשרות ניהול קבוצתי של מוצרים בעלי אפיון טיפול וכיול זהה (כל המשקלים, כל מדי החום).
-
מנגנון שליטה ודיווח על כשירות של ציוד בהתאם למצב הכיול או הטיפולים בציוד.
המערכת מאפשרת מעקב וניהול יעיל של כל ציוד הבדיקה והמדידה, כולל קביעת תדירות כיול, פרמטרים לבדיקה, תיעוד התוצאות וחיבור לכרטיס ספק הכיול. נעשה שימוש במודול המשימות לצרכי תזכורות ומעקב.
כיול מכשירי בדיקה
-
כרטיס ציוד עם המאפיינים והגורמים המקושרים אליו לתחזוקה ותפעול.
-
מנגנון למעקב וביצוע טיפולים יזומים / תקופתיים.
-
מנגנון לדיווח וטיפול בתקלות כולל קשר עם גורמי חוץ ותיעוד עלויות התיקון.
המערכת מאפשרת מעקב וניהול יעילים של קריאות פתוחות והטלת משימות טיפול כולל הגדרות עדיפות לגורמים המקצועיים השונים. מערכת דו"חות מאפשרת הפקת לקחים ואיתור בעיות חוזרות וכן כימות עלויות לכל אחד מהנושאים והמערכות הקיימות. בכל המנגנונים נעשה שימוש במודול המשימות לצרכי תזכורות ומעקב טיפולים ותקלות.
ציוד ותחזוקה
-
כרטיס ספק המרכז את כל המידע וכל הפעילויות מול הספק: הסמכה, הערכה תקופתית, חריגות וכו'.
-
חיבור אוטומטי ממודול חריגות לתוך כרטיס הספק.
-
יכולת לממשק עם מערכות ERP לתיעוד אספקות וחריגות באספקה.
המערכת מאפשרת ניהול כרטיסי ספק לצורך תיעוד הקשר עם הספק כולל פרטי אנשי קשר, דיונים שנערכו, יצירת ספרייה לשמירת כל המסמכים הרלוונטיים, מעקב הסמכות ותיעוד חריגות הספק.
במערכת קיים מנגנון להערכה תקופתית לצורך החלטה חידוש הסמכה או על פעילות מתקנת הנדרשת לצורך הסמכתו מחדש. משימות הנוגעות לפעילות מול הספק נוצרות באופן אוטומטי מתוך תהליכים ונשמרות גם הן בתיק הספק.
מעקב ספקים
ניהול סקרי הנהלה וישיבות
-
מנגנון לבניית ישיבות תקופתיות עם "סדר נושאים" קבוע, כולל מנוע לניהול פורומים ומשתתפים.
-
יצירת דיונים ישירות מתוך ארועים במערכת - תלונת לקוח, אי-התאמה וכו'.
-
בסקר הנהלה אפשרות לגישה מהירה לכל סיכומי ודו"חות האיכות ישירות מתוך הדיון כולל עיון במדדי איכות וניתוחים גרפיים.
-
מערכת ניהול הישיבות מאפשרת תכנון ישיבה, משתתפים, מכותבים, נושאים, החלטות ומשימות.
המערכת בנויה באופן בו ניתן לנהל את הישיבה On-Line על גבי מסך המחשב, לתעד נושאים, דיונים והחלטות ולהטיל משימות מתוך סעיפי הדיון על גורמים במערכת. ניתן להדפיס סיכומי ישיבות שיכללו בתוכם משימות מקושרות על כל פרטיהן, פעולות תיקון ושיפור וכל תהליך שנבע מהדיון.
עלויות איכות
-
איסוף נתוני עלויות איכות מתוך התהליכים השונים באופן אוטומטי.
-
יצירת גרפים לפילוח הנתונים ישירות מתוך המערכת בהשוואה כמותית ותקופתית.
-
מחולל דו"חות להפקת דו"חות בקלות ובמהירות.
מודול "עלויות האיכות" מאפשר למנהל איסוף, שליטה ובקרה על עלויות האיכות הנוצרות מהתהליכים השונים במערכת האיכות בחברה. ניתן לבצע השוואה של עלויות האיכות בפרמטרים שונים ואף להציגן בגרפים ישירות מתוך התוכנה.
שימוש נכון וניתוח מדויק של מידע חשוב זה מביא לשיפור משמעותי בתוצאות העסקיות של הארגון.
-
בניית תוכנית עבודה שנתית לכל פעילויות האיכות השונות.
-
קבלת תזכורות לאחראי דרך מערכת המשימות כשמגיע המועד לביצוע הפעילות.
-
אפשרות שכפול פעילויות משנה לשנה לבניית תוכנית בקלות ובמהירות.
המערכת מאפשרת לתכנן את פעילות האיכות השנתית על פי משימות האיכות השונות: מבדקים פנימיים, מבדקי ספקים, סקרי שביעות רצון, סקר הנהלה וכן הלאה. תכנון הפעילויות ייכנס למערכת המשימות המרכזית ויזכיר לממונה את המטלות לאורך תקופת התכנון דרך שולחן המשימות שלו. הפקת תוכנית מודפסת, לדוגמא תוכנית מבדקים שנתית בקלות ובמהירות.